ある小規模な会社で事務担当者が悪戦苦闘されていましたので、事務作業の合理化のお手伝いをすることにしました。業務ソフトを購入すれば良いのかもしれませんが、会社の事業規模(事務量)とソフト購入費用とを比較すると、助成金を利用しても購入するメリットはないようでした。
まず最初の第一歩は、当然のことながら全社を全社を巻き込んだ「５S運動」の徹底です。「５S運動」を通じて、各従業員に漫然と日々の業務を行うのではなく「カイゼンする意識」を持ってもらうようにします。そして次に、会社全体の業務の流れ(業務フロー)を俯瞰し、業務フローの見直しを行う・・・となっていくのですが、この会社ではそんな大それたことはせずに「手書き帳票」を極力無くし、デジタル化(エクセル化)してもらうことにしました。
この会社の事務担当者が悪戦苦闘している一番の原因は、ほとんどの帳票が「手書き帳票」だったからです。エクセル化(デジタル化)できれば、私がマクロ(VBA)を使ってムダと思われる作業を無くすることができます(ペーパーレス化)。
そしてある程度のデジタル化ができれば、各事務作業に対して時間の意識を持ってもらう為に標準時間を決めて貰います。別の会社で話しをお聴きしたときは、間接部門の責任者が1日単位で仕事を管理しており時間に対する管理が為されて無いことが分かったので、その責任者に最初は2時間単位(又は90分単位)で仕事を時間に貼り付けていくことをお勧めしました。
ただし、社会保険労務士業務のついでにお手伝いする訳ですから、時間的にはユトリを貰います。