食べ物を保存する習慣がない南国の小島の住人に冷蔵庫を与えても、それはただの箱に過ぎません。氷の国に住む"雪の女王"なら冷蔵庫を食べ物が凍らないように保温庫として使うかもしれませんが、南国の住人には冷蔵庫を使う前に食べ物を保存する便利さを教える必要があります。
最近は、生産性を高めるために業務ソフトを導入することが推奨されていますが、業務ソフトを導入するだけで本当に生産性が向上するのでしょうか？
特に法改正等により自社で従来は行っていなかった業務のソフトを選ぶ際には、自社の特有の事情を理解していないため、適切な業務ソフトを選ぶのは難しく、結局は価格を基準に選ぶことが多いようです。
期日を管理する習慣がない会社が業務ソフトで期日管理をしようとしても、目覚まし時計のベルが鳴っても止めてしまうのと同じです。
これを防ぐためには、まず自分で時間をかけて体験してみることが重要です。そして、その体験を通じて自社の業務の特徴を理解し、必要なら専門家に診断や助言を求めることが大切です。
AIの進展により、便利な業務ソフトが販売され始めています。だからこそ、自社に本当に必要な業務ソフトを適切に選ぶことが重要です。業務ソフトは便利ですが道具に過ぎませんから、それを使う人間によって便利にもなりますが、使い方によっては弊害をもたらす場合もあります。丁度、自動車が便利な移動手段にもなるし、人殺しの道具や走る棺桶と化してしまうこともあるようなモノです。
そして、それを防止するためには
①目的を明確にして業務ソフトを選ぶこと
②業務ソフトを使う人間が正しいモノの考え方をするように教育すること
が大切だと思います。